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勉強会の予定・記録

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2010-03-17

さんすい会『引き継ぎ』はできていますか?~引継書が無くても「何とか」仕事が回る?~

| 20:36 | はてなブックマーク - さんすい会『引き継ぎ』はできていますか?~引継書が無くても「何とか」仕事が回る?~ - 勉強会の予定・記録

日時

2010年3月17日(水) 18:30-20:00

場所

京都大学附属図書館4F スタッフラウンジ

発表者

福岡 隆一さん (環境安全衛生部環境安全衛生課保健・衛生グループ),野間口 真裕 (経済学研究科・経済学部図書室)

参加者

福岡(環境安全衛生部保健衛生グループ), 南(理学研究科総務掛), 平井(理学研究科研究推進担当), 酒井(理学研究科安全管理担当), 松本(農学研究科経理課), 渡邉(附属図書館), 大西(附属図書館), 山田(附属図書館), 林(附属図書館), 野間口(経済学研究科図書室), 長坂(経済学研究科図書室), 宮嶋(文学研究科図書館)

概要

今月は「『引き継ぎ』はできていますか?~引継書が無くても『何とか』仕事が回る?~」と題し異動前後に控えている「引き継ぎ」をどのように行ったか、どう思うかを事務、図書の2名の発表者に語っていただきます。それをもとに、引き継ぎのみならず、仕事を以下に効率よく回すかや、全学マニュアル化などを参加者全員でディスカッションをしたいと考えています。3月末に異動が有るであろう方は是非ともお越しください。

資料


参加者の感想

  • 酒井「今回の企画をしたさんすい会の酒井です。今回の勉強会は引き継ぎがメインテーマでしたが、図書系職員のみなさんの連絡HPや情報共有、ワーキンググループなどの話やWEBツールの活用など単なる引き継ぎということにとどまらず、事務・技術系職員と図書系職員との情報交換にも繋がったということで、大変実のある勉強会になったと思います。その他にも「引継書には絶対にやってはいけないことを書く」「学外に異動した前任者には仕事のことを聞きにくい」「メールは残す」「個人ではなく、掛単位で情報を共有すること」など発表者だけではなく参加者各位からさまざまな意見が出てすごく面白い勉強会になったと思います。今後ともこういった共同開催?を続けて行けたらなあと思います。」
  • 南「他の方の引き継ぎ書を見せていただいたのは貴重な体験でした。目次、業務カレンダー等は是非参考にさせていただきます。また、図書系の職員の方のお話を聞けたのも良かったです。構成員数等の違いはありますが、図書系職員同士の横のつながりやまとまりというのは、事務系にも欲しいと感じました。」
  • 平井「簡単に感想を言わせていただくと、引き継ぎ書がなくてもなんとか仕事が回る?の副題に反してみなさん自分なりに後の担当者のために引き継ぎ書を工夫して作成されているんだな、ということです。正直引き継ぎ書がなくても仕事が回るとは思います。ただし自分が作る側を想定すると、共通マニュアルには載っていない手順や特例が以外と多いことが見えてきます。それは担当や情報共有先(教室や本部など)にもよると思いますが、もし自分が引き継ぎ書を書くなら基本的な仕事と出典、あとは教室ごとの伝票の特徴など書きますね。「判らないことがあれば連絡して」と言っても実際は難しいと思いますし、本当に基本的なことはマニュアルや周囲の先輩に聞けば事足りるので。…てこれ、感想になってないですね(汗 ともかく引き継ぎ未経験の私でも前回の勉強会は非常に面白かったです。大学運営を今後どうするのが良いか、という話にも発展していたので私も考えさせられました。」
  • 山田「*マニュアルがあれば引継ぎの手間が軽減されると思います。ただ、性格にもよると思いますが、詳細なマニュアルがアンカーとなってそこから外れた仕事がやりにくくなる、という負の効果もあるかもしれません。「この仕事は改善できる、やめてもいい」という前任者のコメントが挿入されていれば、後任者が判断を行ううえで助けになると思います。 *口頭で引継ぎを受ける際には注意が必要です。分かったような気になっていても数ヶ月も経つと忘れます。その場でメモをとって、簡単なスケッチをお願いして、後で自分でまとめるくらいの気迫が必要かもしれません。 *事務系の引継書は薄く、図書系の引継書は厚いということを初めて知りました。 *回覧された引継書、業務カレンダー、引継ぎメール等、参考になりました。」
  • 宮嶋「引継書はなくても仕事はまわる、はある種真実ですが、「まわりに負担をかけないと仕事が出来ない」後任を作って出て行った前任者、というのは全体を見ずに仕事をしている甘えた、または迷惑な人間だとは思っています。異動当初、後任の仕事の処理レベルが落ちるのは当然ですが、レベルを回復させるにどれだけかかるかはマニュアルの整備具合や引継書の内容に左右されるところがあり、そこまでが前任者の仕事なのではないでしょうか。引継ぐ内容がない、というのなら別ですが。作る側としては引継書は面倒ではありますが、自分の仕事の内容が何か、重要度はなにか、なぜしているのか、どうしてこの方式なのか、といったことが明確に整理できて初めて項目を立てられるので、頭の整理になり、口頭での説明だと漏れがちなことを作成しながら確認していけるのでメリットがあると思っています。後任としては時系列でまとめてあること、項目のインデックスがあって、そこから内容を辿れることが基本にあると、前任者の仕事を受け継ぎやすいというのを、今回の勉強会で回覧いただいた資料を見ても感じました。業務内容のまとめをカレンダーの形式にしたいと漠然と思っていたのが他の方の実例を参考に出来たり、仕事内容の履歴の残し方、引継で重要に思っているポイントを伺うことが出来て参考にもなりました。今回の勉強会に参加された方々は、それぞれ前任者からの引継に不満があったというのがきっかけになった場合が多く、そこから自分なりの引継とは?と考えたり、工夫されたりしておられるようで、今までの京大の現状を思うと、よい傾向かな、と思います。」
  • 大西「私は学外を含め異動を2回経験していますが,幸運にも前任者から決め細やかな引継ぎ書を用意してくれていたり,その後の手厚いサポートのおかげで,はじめて経験する業務の不安が随分和らい記憶があります。それに比べて自分が後任者におこなった引継ぎは十分だったかと,他の方の引継ぎのお話をうかがいながら反省していました。引継ぎ時に引継ぎについていろいろ思うことはあったとしても,だいたい2年か3年に一度のイベントなので喉元過ぎればなんとやらでついつい忘れがちになってしまいます。このような勉強会を通じて他の人が引継ぎについて感じていることを話し合うというのも貴重かもしれないと再認識しました。また,学内外,学内,グループ(掛内),というように様々な単位で業務に関する情報を共有するということが重要だと思いますが,特に渡邉さんが話されていた前任者と後任者でGoogle DocumentやRemember The Milkなどで情報をオンラインで共有するという方法は大変興味深かったです。私も前任者にメールで質問することがたまにありますが質問・回答がどうしても埋もれがちになるので,再利用な形で記録して,その次の引継ぎにも活用したいと感じました。」
  • 渡邉「引継ぎの在り方を考えるということは、すなわち仕事のやり方や組織のあり方を考えることだということを、あらためて感じました。業務が標準化されていれば、引継ぎもスムーズにいくでしょうし、標準マニュアルだけで済めば個々にマニュアルを作る必要もなくなり効率的なので、まずは業務自体の標準化が進むことが望ましいと思います。また、ある業務について担当が一人しかいない場合に、その業務に関することはその人しか把握していないという状態だと、引き継ぐ方にも引き継がれる方にも負担が大きくなってしまうように思いました。私の場合、普段から日々の出来事やtodoやアイディアなどをまめに記録を残しておき、引き継ぎに備えています。あと、できるだけ周囲の人と情報共有したり、コミュニケーションを取って自分の業務について(何となくでよいので)理解をしておいてもらうことで、周囲の人にも後任の方をサポートしていただけるような体制を作っておこうと考えています。いざ引き継ぎをする時に慌てずに済むように、普段から情報の記録と共有を心懸けるといいのではないかと思いました。」
  • 林「そもそも短期的で受動的なジョブローテーションというものに反対している人間なので引継ぎというものにも前向きになれない.こういった職場でどんなふうに仕事をしていったらいいのか,それに対して多少なりとも自信を持って最適と言える方法はまだ見つけられてないのだなと改めて気づかされる.ただ,引継ぎというのは《個人から個人へ》ではなく,《組織から組織へ》おこなうべきものではないだろうか.例えば,業務カレンダーは掛レベルで共有・維持されていくべきものだと思うし,ユーザからの問い合わせ事例は附属図書館(あるいは図書館機構)として蓄積するデータベースを作るべきだと思う.そうやって共有を進めていくと個々人で引き継いでいかないと困ることなんて本当はそんなにないんじゃないかという気もする(とはいえ一人職場では組織≒個人となりがちなのかもしれず,しんどいかも).そして,そのしくみを考えるのは末端のスタッフではなくマネジメント層の仕事だろうと思う.少し他力本願かもしれないけど.事務職員の皆さんと話をしていて,図書館の世界ではごく自然な,他大学や海外の図書館員とネットワークを作って一緒に仕事をするということが,新鮮に受け止められているという感じを持ったことを記録しておきたい
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